Όταν λέμε ανάθεση εργασιών σε τρίτους εννούμε το συμβόλαιο που κάνει μια επιχείρηση με κάποιο εξωτερικό συνεργάτη – εταιρεία ή ιδιώτη – για να εκτελεί κάποιες από τις εργασίες μιας επιχείρησης.

Αυτό επιτρέπει στις επιχειρήσεις να επικεντρώνονται στις πιο ουσιαστικές δραστηριότητες.

Υπάρχουν στην αγορά εξωτερικοί συνεργάτες που ειδικεύονται σε συγκεκριμένους τομείς.  Ένα παράδειγμα είναι εταιρείες που διαθέτουν τηλεφωνικά κέντρα για την εξυπηρέτηση πελατών.

Σε αυτή την περίπτωση οι τηλεφωνικές κλήσεις μιας εταιρείας διαβιβάζονται στο τηλεφωνικό κέντρο του εξωτερικού συνεργάτη και το εκπαιδευμένο προσωπικό θα χειριστεί την κλήση με βάση τις οδηγίες που έχουν συμφωνηθεί μεταξύ των δύο μερών.

Αυτή η μέθοδος χρησιμοποιείται από εταιρείες που έχουν πολλές κλήσεις ή απο εταιρείες που αναλαμβάνουν εισπράξεις χρεών.

Η ανάθεση εργασιών σε τρίτους είναι μια στρατηγική που χρησιμοποιείται απο μεγάλες επιχειρήσεις.

Σήμερα όμως, ακόμα και μικρές ή και μικρομεσαίες επιχειρήσεις άρχισαν να χρησιμοποιούν αυτή τη μέθοδο διότι βελτιώνει την ανάπτυξη, την παραγωγικότητα και την κερδοφορία τους.


 

Ποιες εργασίες μπορούν να ανατεθούν σε τρίτους

Πολλές επιχειρήσεις επιλέγουν να αναθέσουν κάποιες δραστηριότητες σε τρίτους όταν για την διεκπαιρέωση τους απαιτούνται συγκεκριμένες δεξιότητες που δεν μπορούν να βρεθούν ανάμεσα στους υφιστάμενους υπαλλήλους τους.

Βλέπουμε συχνά εταιρείες να αναθέτουν την μηχανογραφική υποστήριξη (IT support) ή τα λογιστικά τους σε κάποιο εξωτερικό συνεργάτη.

Επίσης, κάποιες εταιρείες χρησιμοποιούν εξωτερικούς συνεργάτες για μικροεργασίες που δεν δικαιολογούν υπάλληλο με πλήρες ωράριο.

Οποιαδήποτε εργασία δεν είναι ανάμεσα στις βασικές ή ουσιαστικές δραστηριότητες και μπορεί να διεκπαιρεωθεί εκτός των κτηρίων μιας επιχείρησης μπορεί να ανατεθεί σε τρίτο.

Οι βασικές δραστηριότητες είναι τα στρατηγικής σημασίας για την επιχείρηση, αυξάνει την κερδοφορία της και γι αυτό τον λόγο δεν μπορούν να ανατεθούν σε τρίτους.

Στις βασικές δραστηριότητες περιλαμβάνονται η λήψη στρατηγικών αποφάσεων, η διαχείριση κινδύνου, το όραμα του οργανισμού και ο προγραμματισμός της στρατηγικής βάση της οποίας θα λειτουργεί η επιχείρηση.

Στις μη βασικές δραστηριότητες περιλαμβάνονται καθημερινές εργασίες μη στρατηγικής σημασίας που δεν συνδέονται άμεσα με την κερδοφορία της επιχείρησης όπως για παράδειγμα η πληρωμή μισθοδοσίας, εκστρατείες μάρκετιγκ, μηχανογραφική υποστήριξη (ΙΤ) κτλ.

Για εύκολη αναφορά παραθέτουμε μια λίστα με εργασίες που μπορούν να ανατεθούν σε τρίτους:

 

 

  1. Λογιστικά:

  • Τήρηση λογιστικών βιβλίων

  • Εσωτερικός έλεγχος

  • Μισθοδοσία

  • Οικονομικές καταστάσεις

  • Ετοιμασία φορολογικών εντύπων
     

  1. Συμβουλευτικές Υπηρεσίες:

  • Προϋπολογισμός και προγραμματισμός
  • Οικονομική ανάλυση και πρόβλεψη
  • Οικονομικός προγραμματισμός
  • Επενδυτικές συμβουλές
  • Ανάλυση ρίσκου
  • Επιχειρηματικά σχέδια
  • Συμβουλές για τη φορολογία
     
  1. Πολυμέσα (Multimedia):

  • Επεξεργασία ήχου και εικόνας

  • Παραγωγή ήχου και εικόνας
     

  1. Γραμματειακή υποστήριξη:

  • Έρευνα στο διαδίκτυο

  • Συγγραφή άρθρων

  • Δημιουργία εγκυκλίων και άλλων κειμένων

  • Ενημέρωση Social media και blogs

  • Εισαγωγή δεδομένων

  • Διοργάνωση εκδηλώσεων και ταξιδιών

  • Μεταγραφή ηχογραφήσεων

  • Χειρισμός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

  • Λογιστικές εγγραφές

  • Παρουσιάσεις Powerpoint

  • Επεξεργασία κειμένου

  • Μεταφράσεις
     

  1. Marketing:

  • Τηλεφωνικά κέντρα
  • Προώθηση πωλήσεων
  • Διαφήμιση
  • Εκστρατείες μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
  • Google AdWords
  • Έρευνα Αγοράς
  • Δημόσιες σχέσεις
  • Δημιουργία διαφημιστικών σχεδίων
  • Προώθηση διαφήμισης
  • Δημιουργία ιστοσελίδων

  • Σχεδιασμός και εκτύπωση διαφημιστικού υλικού
     

  1. Graphic Design

  • Σχεδιασμός διαφημιστικών banner

  • Animation

  • Δημιουργία Κινουμένων Σχεδίων

  • Δημιουργία λογότυπου

  • Σχεδιασμός στο Photoshop

  • Flash developers

  • Φωτογραφήσεις
     

  1. Μηχανογραφική υποστήριξη (IT support):

  • Δημιουργία ιστοσελίδων
  • Web hosting
  • Δημιουργία εφαρμογών iPhone και Android
  • Προγραμματισμός λογισμικών και δοκιμή
  • Ρύθμιση Shopping Cart
  • HTML Coding
  • Εγκατάσταση Joomla
  • Εγκατάσταση Wordpress
  • Search Engine Optimization (SEO)
 
  1. Ανθρώπινο Δυναμικό (HR)

  • Πρόσληψη εξειδικευμένου προσωπικού

  • Εκπαίδευση ανθρωπίνου δυναμικού

  • Συμβόλαια εργασίας και εγχειρίδιο προσωπικού

  • Αξιολόγηση απόδοσης προσωπικού

  • Ανάπτυξη προσωπικού

  • Δημιουργία κουλτούρας του οργανισμού

  • Διαχείριση αλλαγών στον οργανισμό

  • Δημιουργία οράματος οργανισμού

  • Δημιουργία πολιτικής προσλήψεων

  • Coaching

  • Ομαδική εργασία

  • Πολιτικές και διαδικασίες που αφορούν το προσωπικό

  • Σχέδια ανταμοιβής απόδοσης προσωπικού

     

Διαδικασία ανάθεσης εργασιών σε τρίτους

Μια επιχείρηση θα πρέπει αποφασίσει ποιες από τις μη-βασικές εργασίες, αν υπάρχουν, θα αναθέσει σε τρίτους.

Αν μια εταιρεία αποφασίσει να περιλάβει στην στρατηγική της την ανάθεση εργασιών σε τρίτους πρέπει να λάβει υπόψη τα ακόλουθα:

  1. Στρατηγική που θα ακολουθήσει: Πρέπει να αποφασιστεί αν θα ανατεθούν κάποιες εργασίες σε τρίτους και ποιες θα είναι αυτές.
     

  2. Ανεύρεση εξωτερικού συνεργάτη: Θα πρέπει να γίνει έρευνα αγοράς και αξιολόγηση διαφόρων πιθανών συνεργατών ώστε να βρεθεί ο κατάλληλος για τη συγκεκριμένη εργασία.
     

  3. Δημιουργία συμβολαίου: Θα πρέπει να γίνει ένα συμβόλαιο με τον εξωτερικό συνεργάτη το οποίο θα περιλαμβάνει όρους για την εργασία που θα εκτελείται, την τιμολόγηση και να καθοριστεί ποιο είναι το επιθυμητό αναμενόμενο αποτέλεσμα.
     

  4. Χρονιαία αξιολόγηση συμφωνίας: Αυτό περιλαμβάνει να αξιολογείται η εργασία του εξωτερικού συνεργάτη και να επιβεβαιώνεται ότι και τα δύο μέρη συμμορφώνονται με τους όρους του συμβολαίου.
     


Γιατί πολλές επιχειρήσεις επιλέγουν να αναθέτουν εργασίες σε τρίτους

Πολλές επιχειρήσεις εργοδοτούν υπαλλήλους με τον παραδοσιακό τρόπο αλλά αναθέτουν και κάποιες από τις δραστηριότητες του σε τρίτους.

Όμως ολοένα και περισσότερες εταιρείες επιλέγουν να αναθέτουν εργασίες σε εξωτερικούς συνεργάτες για τον λόγο ότι αυτή η στρατηγική βελτιώνει την ανάπτυξη, την παραγωγικότητα και την κερδοφορία ενώ ταυτόχρονα μειώνει τα έξοδα.

Για παράδειγμα θα χρειάζονταν πολύ περισσότερα χρήματα να προσλάβει μια εταιρεία εξειδικευμένο προσωπικό για την κάθε δραστηριότητα της επιχείρισης.

Από την άλλη πλευρά, η εργοδότηση ενός υπαλλήλου περιλαμβάνει πολύ περισσότερα πράγματα εκτός από τον μισθό του. 

Περιλαμβάνει χρόνο για την διαδικασία πρόσληψης, κοινωνικές ασφαλίσεις και εισφορές του εργοδότη, χρονιαίες άδειες, άδειες ασθενείας κτλ.

Όταν όμως μια δραστηριότητα ανατείθεται σε τρίτους, όλα αυτά τα έξοδα των υπαλλήλων επιβαρύνουν τον εξωτερικό συνεργάτη που εξυπηρετεί την επιχείρηση.

Κάποιες άλλες επιχειρήσεις επιλέγουν να αναθέτουν κάποιες από τις δραστηριότητες τους σε τρίτους ώστε να μειώνουν τον φόρτο εργασίας στο υφιστάμενο προσωπικό. 

Με αυτό τον τρόπο τους απελευθερώνουν χρόνο ώστε να επικεντρωθούν στην ανάπτυξή τους ή σε άλλες πιο σημαντικές δραστηριότητες της επιχείρησης.

Αλλοι, ψάχνοντας τρόπους να μειώσουν τα έξοδά τους χρησιμοποιούν αυτή τη μέθοδο για να εξοικονομούν χρήματα, χρόνο και άλλους πόρους ώστε να επικεντρώνονται στις ουσιαστικές δραστηριότητες της επιχείρησης.

Επίσης, για καθήκοντα που χρειάζεται εργασία 2-3 ώρες την ημέρα και δεν δικαιολογούν υπάλληλο με πλήρες ωράριο, πολλοί επιλέγουν να τα αναθέτουν σε κάποιο τρίτο.

Υπάρχουν επίσης εργασίες που χρειάζεται να γίνουν μόνο μία φορά όπως για παράδειγμα μια έρευνα αγοράς.

Σε αυτή την περίπτωση θα στοιχίσει αρκετά το να προσληφθεί και να εκπαιδευτεί κάποιος υπάλληλος μόνο για μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο παρά το να αναλάβει κάποιος εξωτερικός συνεργάτης να διεκπαιρεώσει τη συγκεκριμένη εργασία.


 

Τα πλεονεκτήματα που έχουμε όταν αναθέτουμε εργασίες σε τρίτους
 

Συνοψίζοντας, τα πλεονεκτήματα που έχει μια επιχείρηση όταν αναθέτει εργασίες σε τρίτους είναι τα εξής:

  • Μειώνει τα λειτουργικά έξοδα και τις κεφαλαιουχικές δαπάνες όπως εξοπλισμό και επενδύσεις σε τεχνολογία και υποδομές.

     

  • Μειώνει τα έξοδα προσωπικού: Συνήθως – αλλά όχι πάντα – στοιχίζει λιγότερο το να αναθέσουμε μια εργασία σε τρίτο σε σχέση με το να εργοδοτηθεί κάποιος υπάλληλος διότι τα έξοδα του προσωπικού επιβαρύνουν τον συνεργάτη που μας εξυπηρετεί.

     

  • Εξοικονόμηση χρόνου: Εξοικονομείται ο χρόνος και τα χρήματα που απαιτούνται για την εκπαίδευση του προσωπικού. Ο εξωτερικός μας συνεργάτης είναι ήδη καταρτισμένος για να εκτελέσει τη συγκεκριμένη εργασία.

     

  • Εξοικονομούνται πόροι για τις βασικές δραστηριότητες όπως είναι η λήψη αποφάσεων, η κερδοφορία και η ανάπτυξη.

     

  • Γρήγορη προσαρμογή σε απρόβλεπτες καταστάσεις: Η επιχείριση θα μπορεί να προσαρμοστεί πιο γρήγορα σε αύξηση ή μείωση ζήτησης του προϊόντος ή της υπηρεσίας που προσφέρει χωρίς να αυξήσει σημαντικά τα έξοδα της.

     

  • Εξοικονόμηση στη διαδικασία πρόσληψης υπαλλήλων: Η εταιρεία ή ο συνεργάτης έχουν ήδη την απαραίτητη γνώση, εμπειρία και κατάρτιση για να εκτελούν τη συγκεκριμένη εργασία και έτσι η επιχείρηση εξοικονομεί χρόνο και χρήματα που απαιτούνται για να εργοδοτήσουν ένα υπάλληλο.

     

  • Ποιότητα σε σχέση με το κόστος: Η ποιότητα εξυπηρέτησης που σου προσφέρουν οι εξωτερικοί συνεργάτες στην εκτέλεση συγκεκριμένων εργασιών καθώς και η αποδοτικότητα είναι ένα ανταγωνιστικό πλεονέκτημα για τις επιχειρήσεις, ακόμα και για τις μικρές ή μικρομεσαίες.

    Οι δραστηριότητες που αναθέτονται σε τρίτους εκτελούνται συνήθως από επιδέξια και έμπειρα άτομα.

     

  • Οι μικρές επιχειρήσεις έχουν το ίδιο ανταγωνιστικό πλεονέκτημα με τις μεγαλύτερες:

    Ειδικά στις μικρές επιχειρήσεις που δεν έχουν την πολυτέλεια να προσλάβουν ένα ή περισσότερους υπάλληλους για κάθε δραστηριότητα, μπρούν να έχουν πρόσβαση σε προσοντούχα άτομα.

    Σαν αποτέλεσμα μπορούν να έχουν την ίδια αποδοτικότητα και να προσφέρουν υψηλής ποιότητας προϊόντα ή υπηρεσίες όπως οι μεγαλύτερες σε μέγεθος επιχειρήσεις.

     

     

Τα μειονεκτήματα όταν αναθέτουμε εργασίες σε εξωτερικούς συνεργάτες

Υπάρχουν κάποιοι παράγοντες που πρέπει να λάβει υπόψη μια επιχείρηση πριν αποφασίσει να αναθέσει κάποιες δραστηριότητες σε τρίτους:

  • Μη αναμενόμενο αποτέλεσμα: Ο έλεγχος για την εκτέλεση της συγκεκριμένης εργασίας είναι στον συνεργάτη μας και έτσι σε κάποιες περιπτώσεις μπορεί το τελικό αποτέλεσμα να μην είναι το αναμενόμενο.

  • Κίνδυνος έκθεσης προσωπικών δεδομένων: Όταν μια επιχείρηση αναθέτει σε εξωτερικό συνεργάτη π.χ. την μισθολογία ή θέματα που αφορούν το ανθρώπινο δυναμικό υπάρχει ο κίνδυνος κατάχρησης των προσωπικών αυτών δεδομένων.

  • Απώλεια επικοινωνίας με τον πελάτη: Δεν υπάρχει άμεση επικοινωνία με τους πελάτες και είναι πιο δύσκολο να κτίσουμε μια μακροχρόνια σχέση μαζί τους.

  • Απώλεια ελέγχου: Η επιχείρηση χάνει τον έλεγχο πάνω στην εκτέλεση της συγκεκριμένης δραστηριότητας και σε περίπτωση μειωμένης αποδοτικότητας δεν μπορεί να πάρει διορθωτικά μέτρα.

  • Μη ανταπόκριση σε συγκεκριμένες προθεσμίες: Πολλές φορές ο εξωτερικός συνεργάτης δεν έχει τη δυνατότητα να ανταποκριθεί στις προθεσμίες που του καθορίζονται και έτσι μπορεί να δημιουργούνται καθυστερήσεις και σε κάποιες περιπτώσεις αυτό μπορεί να βλάψει την φήμη μιας επιχείρησης.


Ανάθεση εργασιών σε τρίτους – ταιριάζει στην επιχείρηση σας;
 

Όταν μια επιχείρηση αναθέσει κάποιες από τις καθημερινές της δραστηριότητες σε τρίτους μπορεί να βελτιώσει την παραγωγικότητα και την κερδοφορία της. Για να ανατεθεί όμως μια εργασία σε τρίτους πρέπει να τηρούνται κάποια απο τα ακόλουθα κριτήρια:

  • Να μην αποτελεί βασική δραστηριότητα της επιχείρησης

  • Να είναι εργασία που καταναλώνει πολύτιμο χρόνο και ενέργεια της διοίκησης ή του προσωπικού.

  • Να είναι μια εργασία μικρής διάρκειας και θα γίνει μία φορά.

  • Για την εκτέλεση της συγκεκριμένης δραστηριότητες απαιτούνται δεξιότητες που δεν υπάρχουν στο υφιστάμενο προσωπικό της επιχείρησης.

  • Κοστίζει λιγότερο να εκτελεστεί η συγκεκριμένη εργασία από εξωτερικό συνεργάτη παρά να εκτελεστεί εντός της επιχείρησης.

  • Νέοι επιχειρηματίες μπορούν να εξετάσουν την πιθανότητα να αναθέσουν κάποιες εργασίες σε εξωτερικούς συνεργάτες φτάνει να μην είναι ανάμεσα στις βασικές δραστηριότητες της επιχείρησης, ή να είναι εργασίες που τους καταναλώνουν πολύτιμο χρόνο.

Όλο και περισσότερες επιχειρήσεις ανα τον κόσμο επιλέγουν να αναθέτουν κάποιες από τις δραστηριότητες τους σε τρίτους διότι είναι μια στρατηγική που παράγει αποτελέσματα. Αυτή η μέθοδος δουλεύει και είναι κάτι που θα ήταν καλό και εσείς να εξετάσετε για τη δική σας επιχείρηση!
 
Τι νομίζεται λοιπόν. Είναι καλή επιλογή η ανάθεση Υπηρεσιών σε Τρίτους για κάποιες εταιρείες;

Αυτός ο οδηγός έχει φτιαχτεί από την  Άννα Στυλιανού Freelance Administrative Professional.